Déclaration sur les perspectives courantes et pratiques privilégiées pour la sélection et l’acquisition de documentation électronique

(Mise à jour no 2, Tarification et considérations économiques, octobre 2004)^[[1]]

Communiqué de presse relatif à cette Déclaration,
(dans sa version originale en langue anglaise)
<http://www.library.yale.edu/consortia/icolcpr.htm>

Introduction

De plus en plus, les éditeurs agissent globalement pour la fourniture de documentation électronique. Il incombe aux bibliothèques d’agir tout aussi globalement pour exprimer leurs vues sur la tarification ainsi que sur les autres termes et conditions reliés à l’acquisition de la documentation publiée. Le présent document met à jour les déclarations antérieures de l’ICOLC concernant l’environnement de la documentation électronique, actuel et souhaitable dans l’avenir, en indiquant les pratiques privilégiées par les consortiums de bibliothèques et leurs membres pour atteindre les développements escomptés. Dans cette mise à jour, nous mettons l’emphase sur les considérations économiques et les modèles de tarification, questions qui sont demeurées au centre de nos préoccupations depuis le tout premier colloque de l’ICOLC en 1996 et réitérées dans toutes nos déclarations.

Cette fois-ci encore, bien que cette Déclaration puisse être d’application générale, les membres qui y souscrivent souhaitent qu’il trouve sa plus grande pertinence dans le milieu de l’enseignement supérieur. Nous voudrions encourager un dialogue continu entre les fournisseurs d’information et les consortiums de bibliothèques académiques. Les membres de l’ICOLC invitent donc les fournisseurs d’information à engager une discussion à la fois approfondie et pragmatique concernant l’impact de nos Déclarations pour améliorer la diffusion de ressources pertinentes et abordables financièrement pour les usagers de bibliothèques des institutions d’éducation et de recherche.

Bien que cette Déclaration puisse être de portée suffisamment générale pour concerner tous les types de consortiums académiques, elle ne saurait limiter ceux-ci et les empêcher d’édicter des règles plus spécifiques ou d’entreprendre des actions appropriées à leurs besoins spécifiques.

Objectifs permanents d’accès à l’information

*  Utilisation simplifiée des technologies de l’information   Les bibliothèques académiques et les fournisseurs d’information doivent utiliser au mieux les technologies de l’information pour faciliter la livraison des documents et rendre de façon générale l’accès à l’information électronique encore plus simple et flexible qu’il ne l’était avec les formats imprimés.

*  Importance des mesures d’exception pour les besoins de l’éducation dans les lois nationales de copyright.  La plupart des systèmes de droit nationaux prévoient des exceptions ou limitations aux droits exclusifs des détenteurs, en faveur de l’intérêt public. De telles exceptions, qui prennent en considération les usages de reproduction des bibliothèques et de l’éducation, doivent être maintenues dans l’environnement électronique.

*  Archivage et accès perpétuel sont d’une importance primordiale.  Tout comme avec le support traditionnel de l’imprimé, il est impérieux pour les bibliothèques et leurs usagers de disposer d’un accès perpétuel aux archives de la documentation électronique, surtout lorsque l’information n’est disponible qu’en format électronique. Les licences doivent comporter des dispositions abordables permettant l’achat de l’information électronique et non seulement l’abonnement ou l’accès temporaire. Les bibliothèques, les consortiums et les éditeurs concernés par l’archivage doivent prendre les mesures appropriées pour assurer une disponibilité et une accessibilité à long terme. De plus, les bibliothèques et les consortiums doivent explorer de nouvelles options susceptibles d’assurer un accès permanent. Par exemple, les éditeurs devraient coopérer avec les membres de l’ICOLC pour encourager la création de dépôts électroniques nationaux ou régionaux pour les périodiques en ligne, en plus de l’accès fourni par l’éditeur. Les données archivées devraient être fournies par les éditeurs sans coûts additionnels par rapport au prix régulier d’abonnement.

Lorsqu’il y a transfert, d’un éditeur à un autre, de titre(s) pour lequel (lesquels) une bibliothèque détient un droit d’accès électronique perpétuel, il n’y a pas de garantie que cette bibliothèque reprendra une licence avec le nouvel éditeur-acquéreur. En conséquence, l’obligation de pourvoir un moyen d’accès aux numéros acquis jusqu’à la date de transfert incombe toujours au premier éditeur. Celui-ci ne doit pas manquer à son obligation de fournir un moyen pratique pour un accès continu.

Cette obligation s’applique aussi dans le cas de complète acquisition d’un éditeur par un autre. Dans ce cas, c’est à l’éditeur-acquéreur de pourvoir un moyen d’accès aux titres du premier éditeur dont l’accès perpétuel a été acquis jusqu’à la date de transfert. L’ICOLC s’attend à ce que tout contrat de vente d’un fonds complet d’édition d’un éditeur à un autre comporte une condition obligatoire de maintenir un accès perpétuel aux titres pour lesquels une bibliothèque ou un consortium a acquis les droits jusqu’à la date de vente.

*  L’information doit être accessible à un coût raisonnable.  Les modèles de tarification pour la documentation électronique doivent amener une réduction significative du coût unitaire d’utilisation. Les économies engrangées grâce au passage à l’électronique doivent être redistribuées, au fil du temps, du fournisseur au consommateur. Éventuellement, les modèles de tarification de la documentation électronique devraient réussir à satisfaire tant les exigences financières des fournisseurs que les budgets et missions des bibliothèques académiques.

*  Les statistiques d’usage fournissent un indicateur très utile de performance.  Bibliothèques et fournisseurs doivent travailler de concert à la définition et mise en place de mesures effectives de l’usage et de la valeur de la documentation électronique, de telle sorte que les deux parties puissent démontrer un meilleur retour sur investissement. De meilleures mesures de la valeur de la documentation électronique seront essentielles pour permettre aux bibliothèques d’obtenir ultérieurement et de maintenir le financement requis pour se procurer ces ressources. L’ICOLC a proposé des lignes directrices concernant les statistiques d’usage [[2]] et encourage aussi le développement de programmes collaboratifs, tels que le Projet COUNTER [[3]], qui mettent à contribution les bibliothèques, les consortiums et les éditeurs pour l’amélioration des définitions et des paramètres de mesures d’usage pour le bénéfice de tous.

*  Un accès le plus large possible.  Les chercheurs, les institutions d’enseignement et de recherche, les éditeurs et les bibliothèques partagent un intérêt commun et déterminant dans la mise en œuvre de systèmes d’édition qui font en sorte d’élargir la diffusion de l’information à un prix raisonnable. Pour y arriver, chacun de ces groupes (universités et collèges, éditeurs, bibliothèques académiques et auteurs-chercheurs) doit entreprendre des actions visant l’amélioration du système courant. Toutes les parties doivent accepter de prendre des risques pour créer et implanter de nouvelles plateformes technologiques pour la diffusion initiale de résultats de recherches et de publications savantes. Les éditeurs doivent développer de nouvelles politiques accordant aux auteurs les droits d’archivage et d’accès pour leurs propres travaux et publications, via leurs sites d’archives personnels ou institutionnels. Les auteurs ne devraient accepter de publier chez un éditeur que si ces droits sont accordés.

* Accès abordable et sur une échelle globale. L’ICOLC applaudit au nombre grandissant de partenariats avec des éditeurs qui fournissent des périodiques électroniques gratuitement ou à très bas prix aux pays en voie de transition, par exemple dans le cadre de programmes des organismes WHO, FAO et eIFL.net[[4]].  Les membres de l’ICOLC espèrent que les éditeurs prendront ensuite en considération les besoins des pays plus développés qui éprouvent des problèmes en raison de la faiblesse de leur monnaie nationale. Les modèles de tarification doivent être équitables pour les usagers dans tous les pays du monde, ce qui ne signifie pas que le modèle doive être unique.

* Nouveaux modèles pour un accès le plus large possible.  L’ICOLC souhaite un accès à l’information le plus large possible et encourage l’expérimentation de nouveaux modèles d’affaires, tels que l’Open access et autres programmes d’accès libre à la documentation savante. Ces nouvelles expériences doivent être conçues après mûre réflexion et suivies avec la plus grande attention de telle sorte que les auteurs, les éditeurs et les bibliothèques génèrent le plus grand profit pour les lecteurs. Pour réaliser cet objectif, l’ICOLC encourage fortement tous les services d’analyse et d’indexation à inclure les citations bibliographiques d’articles vers les périodiques savants à révision par les pairs en accès libre, de telle sorte que ces périodiques soient intégrés au réseau d’accès courant à la documentation savante. Cette accessibilité augmentera l’utilisation de ces périodiques, réduisant en conséquence les coûts, tout en rendant un meilleur service d’analyse et d’indexation à la communauté savante. Des métadonnées référant aux articles devraient être générées en format standardisé par tous les périodiques en accès libre, pour inclusion directe par les services d’analyse et d’indexation.

Pratiques recommandées pour la tarification - Réaffirmation

A.        Les licences ne doivent pas comporter de clauses de non divulgation ou autre disposition empêchant les consortiums de bibliothèques d’échanger entre eux des informations quant aux prix, termes ou autres conditions des licences.

B.         Les fournisseurs ne doivent pas s’attendre à ce que les bibliothèques paient entièrement les coûts de recherche et développement encourus pour mettre sur le marché de nouveaux produits électroniques. Ces coûts doivent être assumés par les actionnaires de l’entreprise et amortis par le fournisseur de telle sorte que les prix courants de la documentation électronique demeurent abordables, incitant à l’essai et ultimement à une plus large utilisation. Cette stratégie assurera aux fournisseurs un meilleur rendement à long terme pour compenser leurs investissements en recherche et développement.

C.        Les bibliothèques doivent avoir l’option d’acheter un produit électronique sans sa contrepartie imprimée et le produit électronique doit coûter substantiellement moins cher que l’imprimé.   Voir Section A. ci-après, pour plus de détails.

D.        Lier les abonnements électroniques aux imprimés dans un seul et même forfait non flexible et ce pour plusieurs années ne doit pas être la seule option pour l’acquisition de la documentation électronique. Ainsi, les licences pour les périodiques électroniques, après leur première année initiale, ne peuvent demeurer figées sur un même modèle économique.

Pratiques recommandées pour la tarification – (Énoncés supplémentaires)

Les consortiums de bibliothèques font de plus en plus partie intégrante de la « chaîne de l’information ». Ils travaillent en étroite collaboration avec les éditeurs et les vendeurs dans l’espace de la documentation électronique. En regroupant les acheteurs de bon nombre de ressources documentaires pour l’enseignement et la recherche, les consortiums se trouvent à créer pour les fournisseurs un procédé très efficace pour la négociation et la gestion des licences. Les consortiums augmentent les ventes et la pénétration des produits de fournisseurs d’information sur le marché dans le milieu de l’enseignement et de la recherche.

Au milieu de tous les changements dans le domaine des publications savantes, les membres de l’ICOLC sont inquiets du fait que les coûts annuels encourus par les bibliothèques pour maintenir l’accès à l’information continuent de s’accroître bien plus rapidement que l’inflation, alors que les budgets des bibliothèques décroissent ou au mieux demeurent stables. Les éditeurs continuent de demander aux bibliothèques d’investir dans les nouvelles initiatives de diffusion tout en maintenant ou en augmentant les abonnements en version imprimée, dont les prix croissent aussi à un taux supérieur à l’inflation et aux budgets.

Les consortiums doivent obtenir un meilleur rapport qualité/prix pour leur argent. Cet objectif peut être atteint de différentes façons : par exemple, en achetant les titres qui sont les plus utilisés et en interrompant l’abonnement de ceux qui le sont moins ou pas du tout, en prenant en considération le coût des titres les moins populaires en proportion de leur utilisation. D’intenses discussions concernant le coût des périodiques ont multiplié les opinions quant aux pistes de solutions. Ces solutions peuvent varier selon les constituantes des consortiums et leurs modes de gestion spécifiques. L’ICOLC encourage le dialogue et la collaboration entre les éditeurs, les clients et les organismes impliqués pour le développement de modèles alternatifs d’accès aux périodiques électroniques.

C’est une pratique de longue date pour les bibliothèques que de favoriser les acquisitions des produits les plus valorisés et utilisés par les usagers. Par une plus grande accessibilité aux périodiques électroniques, le milieu de l’édition bénéficierait d’un lectorat accru. Cependant, les licences ne doivent pas empêcher (ou rendre impraticable) la possibilité pour les bibliothèques de continuer à évaluer le rapport coût bénéfice de leurs abonnements. Il doit être possible d’annuler certains titres peu consultés, sans pour autant devoir encourir de pénalités financières.

Ci-après les changements spécifiques de modèles d’affaires les plus couramment recherchés par les consortiums de bibliothèques :

A.        Passer du modèle « imprimé plus » au modèle « électronique plus ».  Aujourd’hui, bon nombre d’éditeurs utilisent le prix des imprimés comme base de tarification des périodiques électroniques (modèle « imprimé plus »). Dans plusieurs offres d’éditeurs, le prix des périodiques électroniques est encore exprimé comme un ajout au prix de l’imprimé ou, alternativement, le prix du périodique électronique est lié à une clause contractuelle de maintien de l’abonnement à sa version imprimé.

Quelques éditeurs offrent maintenant un modèle « électronique seulement » ou « électronique plus », où l’abonnement électronique est le prix de base et l’abonnement imprimé un ajout à ce prix de base. L’ICOLC soutient ce modèle, à condition que :

1.         L’abonnement imprimé soit optionnel, et

2.         Le prix de base pour la version électronique ne représente pas plus de 80 % du prix de la version électronique combinée avec l’imprimé (reflétant ainsi les économies du fait de la non livraison de l’imprimé), et

3.         Le prix combiné de l’électronique avec l’imprimé n’est pas plus élevé que le prix de l’abonnement courant à l’imprimé seulement.

B.         Élimination des clauses interdisant l’annulation d’abonnement aux imprimés.  Les membres de l’ICOLC s’opposent vigoureusement aux clauses d’interdiction d’annulation des abonnements imprimés ou à ces clauses qui imposent des limitations ou pénalités à cet égard, quand des contrats d’abonnements à des périodiques électroniques sont souscrits. Les éditeurs doivent faire plus d’efforts pour élaborer de nouveaux modèles de tarification qui ne soient plus basés sur le modèle « imprimé plus ». Dans la mesure où les éditeurs adopteront les modèles « électronique plus », la clause d’interdiction d’annulation des imprimés deviendra en conséquence obsolète.

C.        Les forfaits « tout inclus » ou « gros-lot » (« Big Deal ») ont besoin d’être ventilés.  Ces forfaits ont été utiles pour plusieurs consortiums-clients et continueront d’avoir une certaine utilité. Lorsque tout un groupe y participe, ces forfaits permettent de simplifier la gestion tant pour les bibliothèques que pour l’éditeur tout en maximisant l’accès à la collection complète de l’éditeur. Toutefois, compte tenu des besoins courants et des incertitudes budgétaires d’une année à l’autre, les éditeurs doivent aussi concevoir des modalités équitables (tant pour les éditeurs que pour les bibliothèques) de retrait sélectif. Structurée adéquatement, la meilleure entente tant pour les bibliothèques que pour les éditeurs devrait permettre d’élargir plutôt que de restreindre l’accès aux titres, l’option de retrait sélectif étant vue comme une option nécessaire mais secondaire. Cela permettrait aux clients de contenir ou réduire les dépenses, si nécessaire. La liste ci-après donne des exemples d’options de retrait sélectif, entre autres possibilités :

1.         Élimination des titres inutilisés, moyennant crédit équivalent.

2.         Élimination des titres dont les bibliothèques choisissent de se passer (ou qu’elles choisissent de prendre selon un forfait à l’utilisation), moyennant crédit équivalent.

3.         Laisser les bibliothèques annuler des titres et récupérer un pourcentage correspondant à la valeur (en coût d’abonnement) de ces titres.

4.         Autoriser chaque année un certain nombre d’annulations.

D.        Pas de duplication ou redondance de contenu.  Les éditeurs doivent limiter leur pratique de reconfiguration ou de réemballage de contenu (comme la duplication ou redondance d’articles dans plusieurs périodiques électroniques) ; les bibliothèques payant ainsi plusieurs fois pour un même contenu.

E.         Changer – mais sans éliminer –le rôle des intermédiaires.  Tous les intervenants de la chaîne de l’information – chercheurs, éditeurs, aggrégateurs, agents et bibliothécaires – en sont à ré-évaluer leurs rôles respectifs à la lumière des nouveaux développements électroniques. À long terme, chacun se devra d’ajouter une plus value pour survivre. Les membres de l’ICOLC encouragent les changements dans les processus d’achat et d’accès au contenu électronique, cependant, dans l’intérim, plusieurs souhaitent continuer à faire affaire avec des agences de périodiques ou autres intermédiaires pour la gestion des abonnements.

Endosseurs de la présente Déclaration

La présente Déclaration a reçu une adoption de principe par les représentants des membres de l’ICOLC (International Coalition of Library Consortia), dont les organisations sont listées ci-après. Cette Déclaration ne représente pas nécessairement les vues officielles de tous et chacun des consortiums listés.

Liste originale au 30 septembre 2004

* additions jusqu’au 2 octobre 2004

Amigos Library Services US

AULC (Arizona Universities Library Consortium) US

BCR US

BIBSAM Sweden

BLC(Boston Library Consortium, Inc.) US

CAUL (Council of Australian University Librarians)

California Digital Library US

California State University - SEIR (Systemwide Electronic Information Resources) US

CALICO (Cape Library Consortium) South Africa

CAUL (Council of Atlantic University Libraries) Canada

CBUC (Consortium of Academic Libraries of Catalonia) Spain

Committee on Institutional Cooperation (CIC) US

Colorado Alliance of Research Libraries US

Colorado State Library US

Council of Federal Libraries Consortium/consortium Conseil des bibliothèques du gouvernement federal Canada

CREPUQ (Conférence des recteurs et des principaux des universités du Québec/Conference of Rectors and Principals of Quebec Universities) Canada

DEF (Danish Electronic Research Library)

eIFL.net International

*ELNET Estonia

FinELib (The National Electronic Library in Finland)

Florida Center for Library Automation US

GAELIC (Gauteng and Environs Library Consortium) South Africa

GALILEO Georgia's Virtual Library, an initiative of the University System of Georgia US

Greater Western Library Alliance US

HEAL-Link Greece

ICCMP (Illinois Cooperative Collection Management Program) US

JANUL (Japan Association of National University Libraries)

JISC (Joint Information Systems Committee) UK

LOUIS: The Louisiana Library Network US

MINITEX Library Information Network US

MLC (Michigan Library Consortium) US

MLNC (Missouri Library Network Corporation) US

MOBIUS US

Network of Alabama Academic Libraries US

NELINET, Inc. US

NELLCO (New England Law Library Consortium) US

NERL (NorthEast Research Libraries Consortium) US

Nylink US

OhioLINK (Ohio Library and Information Network) US

OHIONET US

Orbis Cascade Alliance US

PALINET US

Pioneer, Utah's Online Library US

Procurement for Libraries UK

PULC (Private University Libraries Consortium) Japan

SOLINET (Southeastern Library Network, Inc.) US

SUPC (Southern Universities Purchasing Consortium) UK Triangle Research Libraries Network (TRLN) US

UKB The Netherlands

University of Texas System Digital Library US

Utah Academic Library Consortium US

*VIVA (The Virtual Library of Virginia) US

WILS (Wisconsin Library Services) US

WRLC (Washington Research Library Consortium) US

À propos de l’ICOLC (International Coalition of Library Consortia)

La Coalition internationale des consortiums de bibliothèques (ICOLC pour International Coalition of Library Consortia) est un organisme informel qui a débuté ses rencontres en 1997. L’ICOLC représente maintenant quelques 200 consortiums de bibliothèques de partout dans le monde. La Coalition sert principalement les intérêts des institutions d’enseignement supérieur en facilitant la discussion entre les membres sur des sujets d’intérêt commun. L’ICOLC organise des rencontres pour tenir ses membres informés des nouvelles ressources électroniques, des pratiques de tarification des fournisseurs ou revendeurs et tout autres sujets d’intérêt pour les directeurs de consortiums et leurs conseils d’administration. Ces rencontres servent aussi de forum d’échange entre les représentants de consortiums et le milieu des fournisseurs d’information pour discuter des produits et dialoguer sur des sujets d’intérêt mutuel. L’ICOLC maintient des listes de discussion et des pages web pour le bénéfice de ses membres. On trouvera de l’information additionnelle sur l’ICOLC à cette adresse :

http://www.library.yale.edu/consortia

Pour plus d’information sur la Déclaration, contacter:

Note: dans les adresses électroniques ci-après, remplacer AT par @"

Beverlee French, Director for Shared Content, California Digital Library

University of California - Office of the President, 415 20th Street, 4th Floor, Oakland, CA 94612

Phone: 510.987-0425 Fax: 510.287-3825

Email: beverlee.french AT ucop.edu

Arnold Hirshon, Executive Director, NELINET, Inc.

153 Cordaville Road, Suite 200, Southborough MA 01772

Phone: 508-597-1934 Fax: 508-460-9455

Email: hirshon AT nelinet.net

Kristiina Hormia-Poutanen, Director FinELib

P.O.Box 26 (Teollisuuskatu 23-25), FIN-00014 University of Helsinki FINLAND Phone: +358 9 191 44118

Email: kristiina.hormia AT helsinki.fi

Ann Okerson,

Yale University, Sterling Memorial Library, New Haven, CT 06520-8240

Phone: 203-432-1764 Fax: 203-432-8527

Email: aokerson AT gmail.com

Tom Sanville, Executive Director, OhioLINK

Suite 300, 2455 North Star Road, Columbus, OH 43221

Phone: 614-728-3600, ext. 322 Fax: 614-728-3610

Email: tom AT ohiolink.edu

Dr Hazel Woodward, Joint Information Systems Committee (JISC)

University Librarian & Director of Cranfield University Press, Kings Norton Library,

Cranfield University, Cranfield, Bedfordshire, MK43 0AL

Phone:: +44 (0) 1234 754446 Fax: +44 (0) 1234 752391

Email: h.woodward AT cranfield.ac.uk

Notes bibliographiques :

1. Voir "Statement of Current Perspective and Preferred Practices for the Selection and Purchase of Electronic Information (March 1998)," et "Statement of Current Perspective and Preferred Practices for the Selection and Purchase of Electronic Information (Update no. 1: December 2001)."  Documents disponibles sur le site:  <http://www.library.yale.edu/consortia/statementsanddocuments.html>

2 Voir "Guidelines for Statistical Measures of Usage of Web-Based Information Resources (Update: December 2001)," à l’URL:  <http://www.library.yale.edu/consortia/statementsanddocuments.html>

3 Voir la page d’accueil du Projet COUNTER (Counting Usage of Networked Electronic Resources), à l’URL:  <http://www.projectcounter.org>

4 Pour une liste des initiatives en collaboration avec des éditeurs pour les nations en voie de développement, voir le site de Liblicense : <http://www.library.yale.edu/~llicense/develop.shtml>